Zentrale Scanstelle
Details
Die dem Hauptamt angegliederte zentrale Scanstelle ist für die Öffnung und Verteilung der Posteingänge, sowie für die Digitalisierung von Posteingängen und Vorgängen verantwortlich.
Alle Posteingänge sind, unabhängig davon, ob diese in schriftlicher oder elektronischer Form eingehen, am Eingangstag an die weiterbearbeitenden Stellen weiterzureichen. Nach Abgabe der Eingänge durch die Post- und Scanstelle ist die annehmende Dienststelle für die weitere Bearbeitung verantwortlich.
Eingänge in Papierform sind alle papierbasierten Sendungen an die Stadt Bad Lippspringe. Dabei ist es gleichgültig, ob die Eingänge der Stadtverwaltung postalisch, per Fax, mittels Hausbriefkästen oder durch persönliche Abgabe der Verwaltung zugehen. In Abstimmung mit den einzelnen Ämtern wird festgelegt, welche papierbasierten Eingänge digitalisiert werden und welche weiterhin in Papierform verarbeitet werden.
Zu digitalisierende Posteingänge und Vorgänge werden in der zentralen Scanstelle zum Scannen vorbereitet und gemäß TR-Resiscan digitalisiert. Diese werden dann den Dienststellen über das verwendete Dokumentenmanagementsystem in digitalisierter Form zur Verfügung gestellt.